O melhor software de colaboração online torna simples e fácil para as equipes trabalharem juntas em projetos usando os mesmos arquivos principais.
Desde a pandemia e a implementação do trabalho remoto, a colaboração tornou-se o novo normal no local de trabalho. Como não se pode mais esperar que os funcionários trabalhem no mesmo local, isso significa que a capacidade das equipes de compartilhar, usar e editar arquivos à distância tornou-se essencial para a produtividade .
No entanto, as ferramentas de colaboração não se limitam simplesmente a software de escritório, como documentos e planilhas da Microsoft , mas podem ser qualquer coisa, desde o uso de armazenamento de documentos na nuvem para gerenciar tarefas diárias até videoconferências para reuniões online. Melhor ainda é que as melhores ferramentas de colaboração funcionarão tão bem em dispositivos móveis quanto em desktops e laptops.
Acima de tudo, tudo deve ser claro, fácil de entender, simples de usar e reduzir mal-entendidos. Cada funcionário deve ter autonomia para falar com a pessoa certa, onde quer que esteja na empresa, para resolver o mesmo problema. E então resolva esse problema dentro de um fluxo de trabalho aceitável.
Hoje em dia, a colaboração online se tornou essencial para o sucesso de muitas empresas e equipes de trabalho. Com a tecnologia avançando rapidamente, existem várias ferramentas disponíveis para facilitar a colaboração entre colegas de trabalho, independentemente da sua localização geográfica.
1. Slack
O Slack é uma das ferramentas de colaboração online mais populares atualmente. Ele permite que os membros da equipe se comuniquem de forma eficiente por meio de mensagens instantâneas, compartilhamento de arquivos e integração com outras ferramentas de produtividade. Com recursos como canais temáticos, chamadas de voz e vídeo e integração com aplicativos de terceiros, o Slack torna a colaboração em equipe fácil e eficaz.
2. Trello
O Trello é uma ferramenta de gerenciamento de projetos baseada em quadros. Ele permite que os membros da equipe visualizem e organizem suas tarefas de forma intuitiva, movendo cartões de um quadro para outro. Com recursos como listas de verificação, datas de vencimento e atribuição de tarefas, o Trello facilita a colaboração e o acompanhamento do progresso do projeto.
3. Google Docs
O Google Docs é uma das ferramentas mais utilizadas para colaboração na criação e edição de documentos. Com a capacidade de trabalhar simultaneamente em um documento, os membros da equipe podem colaborar em tempo real, fazer comentários e sugestões, e ter um histórico de revisões. Além disso, o Google Docs permite o compartilhamento fácil de arquivos e a integração com outras ferramentas do Google, como o Google Drive e o Google Agenda.
4. Zoom
O Zoom é uma ferramenta de videoconferência que se tornou extremamente popular durante a pandemia. Com recursos como chamadas de vídeo em grupo, compartilhamento de tela e gravação de reuniões, o Zoom permite que as equipes se reúnam virtualmente e colaborem de forma eficaz, mesmo estando distantes fisicamente. Além disso, o Zoom oferece recursos avançados, como salas de reunião virtuais e integração com calendários.
5. Asana
O Asana é uma ferramenta de gerenciamento de projetos que ajuda as equipes a organizarem e acompanharem suas tarefas. Com recursos como quadros, listas e calendários, o Asana permite que os membros da equipe visualizem e priorizem suas tarefas de forma eficiente. Além disso, o Asana oferece recursos avançados, como automações e integrações com outras ferramentas populares.
As melhores ferramentas de colaboração online de 2024 na íntegra:
1.Microsoft 365
Compartilhe e edite documentos, agora com mensagens
RAZÕES PARA COMPRAR
+ Software familiar
+ Edição colaborativa
+ O Teams fornece UC
+ Pacote econômico
O Microsoft Office pode não ser a primeira plataforma em que você pensa quando se trata de colaboração, mas agora é a base do pacote de escritório baseado em nuvem do Microsoft 365.
Isso é importante porque o Microsoft Office continua sendo o pacote de escritório mais usado e, portanto, importante, e embora existam concorrentes como o OpenOffice e o Google Workspace (antigo G Suite), eles ainda não alcançaram o mesmo nível de funcionalidade e facilidade de uso. usar.
Portanto, como é provável que o Microsoft Office esteja no centro de muitas empresas, a mudança para o Microsoft 365 oferece uma série de vantagens, nomeadamente a capacidade das equipas colaborarem diretamente no mesmo conjunto de documentos. Isso pode ser qualquer coisa, desde turnos de trabalho em uma planilha do Excel até uma apresentação no PowerPoint ou relatórios de clientes escritos no Word.
Somado a isso, o Microsoft Teams agora vem com vários pacotes do Microsoft 365, permitindo comunicações unificadas integradas ao software de escritório tradicional.
O que torna o Microsoft 365 mais atraente é que, como plataforma hospedada na nuvem, ele pode ser usado não apenas com Windows, mas também com Mac, Android e iOS.
No geral, o Microsoft 365 não oferece apenas um excelente pacote de escritório, mas também um pacote firmemente projetado para colaboração e compartilhamento com equipes.
2. Google Workspace
Uma coleção de ferramentas colaborativas
RAZÕES PARA COMPRAR
+ Amplo conjunto de recursos
+ Fácil de usar
+ Muito seguro
RAZÕES PARA EVITAR
– Bugs ocasionais
– Personalização limitada
– Não tão bom quanto o Microsoft 365
O Google Workspace (anteriormente chamado de G Suite) é a resposta do Google ao Microsoft 365 e muito mais. Esta é uma das melhores plataformas que você pode escolher para uma organização porque vem com muitos recursos.
Pense neste software como a versão empresarial de todas as ferramentas populares do Google que você usa. Por exemplo, você pode criar e-mails comerciais personalizados para funcionários que usam a mesma interface do popular aplicativo Gmail . As pessoas podem criar e editar documentos de forma colaborativa no Google Docs; você verá quaisquer alterações em tempo real e qualquer pessoa poderá fazer comentários e sugestões sobre quaisquer alterações.
Existe o Meet, uma solução de videoconferência para empresas; esta ferramenta é valiosa para os colegas manterem contato uns com os outros, especialmente para empresas remotas. Há também o Google Chat, uma ferramenta de mensagens para empresas; Google Drive para compartilhamento de arquivos; Planilhas Google para planilhas; e uma ferramenta de calendário compartilhada que permite que os colegas acompanhem as agendas uns dos outros. Você terá acesso a essas ferramentas como assinante do Google Workspace.
O plano Starter inclui 30 GB de armazenamento por usuário e no máximo 100 participantes em videoconferências. O plano Standard inclui 2 TB de armazenamento e até 150 participantes em videoconferências. O plano Plus inclui 5 TB de armazenamento por usuário e até 500 participantes em videoconferências. Há também um plano Enterprise que oferece quanto armazenamento e participantes de videoconferência você precisar; este plano não tem preço padrão, então você terá que entrar em contato com a equipe de vendas para obter um orçamento.
3. Slack
Uma ferramenta de colaboração que dispensa apresentações
RAZÕES PARA COMPRAR
+ Excelente interface
+ Versão gratuita impressionante
RAZÕES PARA EVITAR
– Alguns podem querer mais profundidade em segurança
O Slack é sem dúvida uma ferramenta de colaboração poderosa, com milhões de usuários em todo o mundo. É uma plataforma incrivelmente inteligente e você pode obtê-la em dispositivos móveis e desktop. Permite o envio de mensagens diretas (DMs) e arquivos para uma única pessoa ou grupo de funcionários, e é possível organizar conversas em diferentes canais (talvez para projetos específicos, um para suporte técnico, chat geral, e assim por diante ).
O aplicativo também oferece suporte a videochamadas. Você pode usar o recurso para conversar com seus colegas sobre projetos e trabalhar em profundidade, sem precisar digitar tudo em um DM. Embora isso não substitua os serviços de armazenamento em nuvem, você pode arrastar, soltar e compartilhar arquivos com seus colegas diretamente no Slack. Também é compatível com serviços como Google Drive, Dropbox e Box.
Para finalizar, o Slack ainda tem uma versão gratuita, embora, sem surpresa, tenha limitações (em termos de número de mensagens armazenadas, espaço total de armazenamento e assim por diante).
4. Miró
A plataforma de colaboração completa
RAZÕES PARA COMPRAR
+ Combina vários produtos
+ Preço razoável
+ Opção para integrações de terceiros
RAZÕES PARA EVITAR
– O suporte poderia ser melhor
– Requer conexão com a Internet
Miro é uma daquelas ferramentas online que visa preencher a lacuna entre o trabalho tradicional de escritório e a rotina híbrida moderna com a qual muitos de nós estamos familiarizados. É melhor descrito como uma ferramenta de colaboração on-line multifuncional e sua lista de recursos é bastante extensa, indo além dos domínios típicos de software semelhante.
A maior parte do trabalho que você fará no Miro girará em torno do que ele chama de quadros, que começam como espaços totalmente em branco. Configurar um do zero pode ser assustador e demorado, e é por isso que a empresa desenvolveu modelos que você pode escolher desde o início.
Alguns de seus modelos mais comumente acessados incluem mapas mentais, quadros Kanban, fluxogramas, roteiros de produtos e cronogramas. Muitos deles servirão bem como ferramentas de gerenciamento de projetos, e qualquer pessoa familiarizada com outros softwares de gerenciamento de projetos, como Airtable ou Trello, já estará familiarizada com o modo como eles funcionam.
No geral, achamos que Miro é difícil de vencer. Sua longa lista de recursos deve abranger todas as partes de um processo de negócios típico, desde a pesquisa e design até a apresentação, e suas habilidades de colaboração são incomparáveis. Além disso, sua transparência em relação à segurança e preços razoáveis tornam difícil não recomendá-lo. A única coisa que poderíamos desejar são melhores canais de suporte.
5. Ásanas
Organização ao máximo
RAZÕES PARA COMPRAR
+ Acompanhamento de projetos
+ Integrações úteis
RAZÕES PARA EVITAR
– Outros aplicativos têm melhores recursos de comunicação
A Asana existe desde 2008, o que a torna uma veterana na área de colaboração, e empresas como Intel , Uber, Pinterest e TED a utilizam como principal método de comunicação.
Ele foi projetado como uma maneira fácil para as empresas acompanharem o trabalho dos funcionários e obterem os melhores resultados possíveis. Usando a plataforma, você pode criar listas de tarefas para projetos em andamento, definir lembretes para prazos futuros e enviar solicitações aos colegas. Os membros da equipe também podem atribuir comentários às postagens no aplicativo.
Você pode organizar todos os seus projetos em formato de lista ou quadro, e há uma função de pesquisa para que você possa localizar rapidamente trabalhos anteriores. Resumindo, a Asana é uma forma muito eficaz de se manter superorganizado e facilitar as conversas quando se trata de atualizações sobre o andamento do trabalho.
6. Trello
Um aplicativo para organizar todos os seus projetos
RAZÕES PARA COMPRAR
+ Interface limpa e fácil de usar
+ Versão gratuita
RAZÕES PARA EVITAR
– Não há muitos recursos de comunicação
Se você já pesquisou software de gerenciamento de projetos e ferramentas de colaboração online, sem dúvida já encontrou o Trello. Disponível na web e com aplicativos móveis, permite organizar facilmente projetos e trabalhar neles com colegas.
A plataforma permite trabalhar com quadros ou listas, que podem ser organizadas por equipes e diferentes tarefas. E dentro delas, você pode configurar listas de tarefas e delegar entre colegas. Também existe a opção de atribuir comentários aos cartões – uma maneira rápida de dar feedback a outras pessoas.
Além disso, o Trello possui diversas integrações com aplicativos como Evernote, GitHub, Google Drive e Slack. Você pode baixar o aplicativo gratuitamente, mas existem opções premium disponíveis que dão acesso a mais recursos.
O nível de preços Premium desbloqueia vários recursos administrativos adicionais para uma melhor organização. Há também uma edição Enterprise com preço de acordo com o número de usuários necessários e que oferece alguns recursos adicionais de gerenciamento organizacional.
7. Pódio
Uma ferramenta de colaboração otimizada para dispositivos móveis
RAZÕES PARA COMPRAR
+ Interface fácil de usar
+ Aplicativos móveis de qualidade
+ Ampla gama de integrações
O Podio se descreve como uma plataforma online flexível e customizável para trabalho e comunicação entre equipes. Em outras palavras, oferece uma maneira de organizar grandes pilhas de trabalho e delegar tarefas entre funcionários.
Assim como muitos outros aplicativos de colaboração empresarial existentes, o Podio fornece ferramentas para compartilhar arquivos, visualizar o status de projetos em andamento e obter feedback sobre o que você está trabalhando no momento. Essas funcionalidades são combinadas em uma interface fácil de usar.
O Podio também está equipado com aplicativos móveis de qualidade para quando você estiver fora de casa e precisar usar seu smartphone ou tablet, e possui uma integração impressionante com serviços e aplicativos de terceiros, incluindo Dropbox, Google Drive, Evernote e Zendesk. .
8. Ryver
Uma plataforma de colaboração fácil de usar
RAZÕES PARA COMPRAR
+ Interface fácil de usar
+ Plataforma abrangente
RAZÕES PARA EVITAR
– Rivais têm mais recursos
Ryver é semelhante ao Slack, com o objetivo de oferecer à sua organização um meio de comunicação altamente eficaz e uma maneira fácil de conversar sobre as tarefas, garantindo o cumprimento dos prazos.
O que torna o Ryver uma opção atraente é o fato de que você pode criar quantas equipes quiser dentro do aplicativo e categorizá-las facilmente para inicializar. Assim como no Slack, você pode usar a plataforma para configurar chats com grupos e indivíduos.
Existem alguns filtros interessantes também. Você pode controlar quem vê o que você diz e publica no aplicativo e, obviamente, ingressar nas equipes que são mais relevantes para você. Todas as postagens da empresa estão localizadas em um feed de notícias no estilo do Facebook, e você pode marcar as postagens para voltar a elas mais tarde.
Há também uma série de clientes nativos para dispositivos móveis e desktops, incluindo Mac e Linux. Há também uma versão premium para empresas que oferece automação de fluxo de trabalho, login único (SSO) e gerenciamento avançado de equipe.
9. Rebanho
Uma alternativa ao Slack com foco na comunicação
RAZÕES PARA COMPRAR
+ Interface fácil de usar
+ Ferramentas de produtividade bacanas
+ Grátis para usar
Flock é outro aplicativo muito semelhante ao Slack, mas é um pouco menos difícil de usar e oferece ferramentas de comunicação mais abrangentes.
Flock oferece suporte a canais para diferentes equipes, bem como conversas individuais ou em grupo. Os usuários podem pesquisar mensagens, arquivos e links e o Flock os encontrará independentemente de quem os enviou e para onde.
Há chamadas de áudio e vídeo e compartilhamento de tela, além de ferramentas de produtividade como enquetes, compartilhamento de notas e lembretes, enquanto os usuários podem atribuir tarefas a determinados membros do grupo.
Também há integrações com aplicativos de terceiros como Google Drive e Twitter, com notificações aparecendo diretamente nos canais.
O Flock tem um nível gratuito, mas pesquisas, armazenamento e integrações apresentam limitações. Um plano Pro abre isso ao adicionar controles administrativos, e o plano Enterprise adiciona armazenamento adicional de usuário, mais controles administrativos e suporte dedicado.
10. Airtable
Colaboração baseada na nuvem facilitada
RAZÕES PARA COMPRAR
+ Plano gratuito disponível
+ Funciona bem com desktops
+ Amplo conjunto de recursos
RAZÕES PARA EVITAR
– Relativamente caro
– Suporte ao cliente limitado
– Opções de armazenamento restritivas
Airtable é uma plataforma que oferece suporte a ampla colaboração online e gerenciamento de projetos. Você pode usá-lo para compartilhar dados perfeitamente dentro de uma organização para que as pessoas colaborem. Esta plataforma possui ampla integração de terceiros, para que você possa sincronizar dados de outros aplicativos e garantir que estejam sempre atualizados.
Airtable não é apenas uma ferramenta colaborativa independente. Na verdade, é uma plataforma na qual as pessoas podem construir aplicativos colaborativos. Ele se autodenomina “low-code”, o que significa que você não precisa de habilidades sofisticadas de programação para construir aplicativos nele, embora um pouco possa ajudar. Qualquer pessoa na sua organização pode criar um aplicativo no Airtable para promover a colaboração.
Você pode começar com o plano gratuito, que tem limitações no tamanho dos arquivos e no número de colaboradores. Portanto, você precisará de um plano pago para maximizar o uso desta plataforma e poderá escolher um dos três planos; Plus , Pro e Enterprise .
O plano Plus oferece suporte a um número ilimitado de usuários. A limitação é que você terá no máximo 5GB de espaço por base (que se refere a um projeto) e no máximo 5.000 registros para cada base. O plano Pro aumenta o espaço de armazenamento para 20 GB por base com no máximo 50.000 registros para cada base. O plano Enterprise é o mais alto, oferecendo até 1 TB de espaço por base e 100.000 registros; este plano não tem preço padrão, então você terá que entrar em contato com a equipe de vendas para obter um orçamento.
11. InVisão
Construído para designers
RAZÕES PARA COMPRAR
+ Interface intuitiva
+ Plano gratuito disponível
+ Fácil compartilhamento de arquivos
RAZÕES PARA EVITAR
– Caro
InVision é uma ferramenta colaborativa desenvolvida para designers. Ele fornece um quadro branco virtual onde vários colaboradores podem compartilhar suas ideias e pensamentos de design para encontrar soluções. Este quadro branco permite interação em tempo real para que as equipes de uma organização possam debater sobre atividades relacionadas ao trabalho.
O quadro branco é chamado à mão livre , devido ao fato de as pessoas geralmente usarem as mãos para escrever em quadros brancos. Nesse caso, o quadro é virtual e você tem liberdade para escrever um texto enquanto discute com sua equipe um projeto de trabalho. Você também pode adicionar imagens, fotos, vídeos, etc., para contextualizar suas ideias.
Às vezes, você precisará de modelos para explicar uma ideia aos seus colegas de equipe, por exemplo, fluxogramas e widgets interativos. O bom é que o InVision oferece mais de 200 modelos pré-construídos que você pode usar para isso.
A ferramenta Freehand também possui integrações diretas com diversos softwares de terceiros. Por exemplo, você pode abrir um bate-papo por vídeo conectando-se ao Zoom ou Webex ou transformar suas ideias no quadro branco diretamente em tarefas no Jira e Asana . Se desejar, você pode importar seus quadros brancos existentes de outros aplicativos colaborativos, por exemplo, Miro.
Esta plataforma foi construída principalmente para designers, mas não é exclusiva deles. Também é adequado para equipes de produto, equipes de recursos humanos (RH), equipes de marketing, etc.
Outro software colaborativo a considerar
Existem muitas outras ferramentas de colaboração que merecem sua atenção, pelo menos pela maneira como aplicam recursos de maneira diferente ou até mesmo adicionam outros recursos úteis. Aqui veremos algumas ferramentas adicionais de colaboração online que podem valer a pena explorar mais:
Visme foi desenvolvido especificamente para relatórios, apresentações e infográficos online colaborativos. Além de promover o suporte da marca e ter como objetivo reduzir os custos de design, são fornecidas análises para que você possa ver quais apresentações e relatórios resultam em mais engajamento e fazer os ajustes necessários. A Visme é recomendada para vendas e marketing, RH e recrutamento, comunicações internas, bem como educação e treinamento interno. O preço do software é específico para uso individual, empresarial ou educacional.
O Basecamp pretende ser uma plataforma completa de colaboração e comunicação, para reunir recursos de diversas ofertas de software em um único local, facilitando a classificação das informações e, é claro, mantendo tudo em um local fácil de gerenciar. Os recursos incluem bate-papo, quadros de mensagens, listas de tarefas e agendamento, bem como check-in automatizado, além de um único local para armazenar todos os documentos, arquivos e pastas. Ao contrário de outros softwares colaborativos que cobram por usuário, o Basecamp cobra uma taxa única de US$ 99,99 para usuários ilimitados, o que pode torná-lo especialmente atraente para organizações maiores.
Wrike é mais uma ferramenta de gerenciamento e agendamento de projetos, que torna mais fácil ver onde todos estão em termos de conclusão de um projeto. Como autônomo, pode parecer bastante limitado em comparação com alguns dos outros aqui, mas sua força reside em sua extensa gama de integrações, que inclui Google, Dropbox, Salesforce , Microsoft, Adobe e Github. Isso significa que o Wrike pode funcionar como uma plataforma central vinculada a vários outros aplicativos de software, permitindo cobrir uma gama mais ampla de opções e recursos do que algumas opções de software independentes.
Monday.com é uma plataforma que permite planejar, acompanhar e colaborar em projetos de maneira visualmente simples. A funcionalidade de arrastar e soltar e a facilidade de uso tornam esta plataforma particularmente boa para gerenciamento de projetos e gerenciamento geral de fluxo de trabalho entre equipes. Ele também se integra ao Slack, Trello, Google Drive, Dropbox e outros, para que você possa usá-lo como um ponto focal central para as equipes trabalharem juntas. Como acima, essas integrações significam que a monday.com pode ser usada para alcançar uma missão de trabalho mais ampla do que a própria plataforma independente.
PERGUNTAS FREQUENTES SOBRE FERRAMENTAS DE COLABORAÇÃO ONLINE
Dicas para escolher uma ferramenta de colaboração online adequada
1. Considere seu orçamento e procure algo que seja acessível para sua empresa. Se você é uma grande organização com um orçamento de TI considerável, pode optar por uma plataforma mais cara que lhe dará acesso a recursos sofisticados dos quais talvez você nem precise muito. Por outro lado, se você é uma pequena empresa, é aconselhável escolher um plano que ofereça apenas os recursos básicos de colaboração a um preço razoável.
2. Suporte ao cliente. As coisas podem dar errado a qualquer momento, então escolha uma plataforma que ofereça suporte ao cliente por e-mail, chat ao vivo ou telefone. Verifique as avaliações dos usuários para ver o que outras pessoas estão dizendo sobre o suporte da plataforma pretendida antes de fazer uma escolha final.
3. Procure uma plataforma com interface amigável. Isso tornará mais fácil para os funcionários da sua organização colaborarem, em vez de perderem produtividade tentando descobrir como usar o software.
4. Escolha uma plataforma com forte reputação de segurança para evitar vazamentos ou roubo de dados confidenciais.
5. Escolha uma plataforma que tenha integrações com ferramentas de terceiros para funcionalidades adicionais que você possa precisar.
Quais ferramentas de colaboração online são melhores para você?
Ao decidir qual ferramenta de colaboração online usar, primeiro considere quais são suas necessidades reais. Por exemplo, alguém que simplesmente deseja trabalhar com um punhado de pessoas casualmente pode descobrir que uma opção mais barata é a mais econômica, ao mesmo tempo que fornece todas as ferramentas necessárias. No entanto, se você planeja usar ferramentas de colaboração on-line para fins profissionais ou comerciais, especialmente com um grande número de pessoas e regularmente, provavelmente desejará procurar opções mais sofisticadas para obter as opções mais avançadas que estão incluídos.
COMO TESTAMOS AS MELHORES FERRAMENTAS DE COLABORAÇÃO ONLINE
Para testar as melhores ferramentas de colaboração online, pesquisamos uma variedade de opções populares e também recebemos recomendações de pessoas que conhecemos e que usam ferramentas de colaboração online regularmente. Em seguida, testamos cada plataforma para ver se cada uma era fácil de usar, bem como para determinar que gama de ferramentas e opções avançadas estavam disponíveis. O preço também foi levado em consideração na determinação de nossa melhor lista.
Existem várias ferramentas de colaboração online disponíveis, cada uma com seus próprios recursos e benefícios. O Slack, Trello, Google Docs, Zoom e Asana são apenas algumas das opções populares. Independentemente da ferramenta escolhida, a colaboração online pode ser uma maneira eficaz de melhorar a comunicação e a produtividade da equipe, especialmente em um mundo cada vez mais conectado digitalmente.
