Antigamente, se você quisesse adicionar caixas de seleção à sua planilha do Excel, você tinha que usar os Controles de Formulário na aba Desenvolvedor, uma rota que exigia algum nível de conhecimento. No entanto, em junho de 2024, a Microsoft introduziu uma maneira muito mais simples de usar caixas de seleção.
- Como adicionar e remover caixas de seleção
- O que a barra de espaço e as teclas Delete fazem com as caixas de seleção
- Como usar caixas de seleção com IF
- Como usar caixas de seleção com AND ou OR
- Como aplicar formatação condicional em caixas de seleção
- Como aplicar formatação condicional em outras células com base nas caixas de seleção
Como adicionar e remover caixas de seleção
A opção Checkbox do Excel está no grupo Controles da guia Inserir na faixa de opções. Por padrão, o grupo Controles não fica imediatamente visível quando você abre a guia Inserir, então, primeiro, você precisa habilitá- lo.
Clique com o botão direito em qualquer lugar da faixa de opções e clique em “Personalizar a Faixa de Opções”.
Agora, no campo Escolher comandos de, clique em “Guias principais”.
Em seguida, clique na seta “Inserir” para expandir as opções de Inserção e selecione “Controles”. Depois, para adicionar isso à faixa de opções, clique em “Adicionar”.
Por fim, clique em “OK” para fechar a caixa de diálogo. Você verá Checkbox no grupo Controls da guia Insert na faixa de opções, na qual você pode clicar a qualquer momento para adicionar um à sua planilha.
Para reposicionar o botão Caixa de seleção na guia Inserir na faixa de opções, use as setas no lado direito da caixa de diálogo Personalizar a faixa de opções.
O que a barra de espaço e as teclas Delete fazem com as caixas de seleção
Antes de conhecer as diferentes maneiras de usar caixas de seleção, vale a pena saber como elas são afetadas por diferentes teclas.
Ao clicar no ícone Caixa de seleção na guia Inserir, você verá uma caixa de seleção desmarcada adicionada a qualquer célula que tenha sido selecionada. Se você selecionar mais de uma célula, várias caixas de seleção serão adicionadas — uma em cada célula. Embora usar o mouse para clicar na caixa de seleção adicione e remova a marca de seleção, você também pode usar a Barra de espaço para fazer o mesmo, uma dica útil se você preferir trabalhar no Excel usando apenas o teclado . Da mesma forma, se você selecionar várias células contendo uma caixa de seleção e pressionar a Barra de espaço, todas elas serão marcadas e desmarcadas ao mesmo tempo.
Para excluir uma caixa de seleção da sua planilha, selecione a célula onde a caixa de seleção está localizada e pressione Delete. Se sua caixa de seleção estiver marcada, pressionar Delete primeiro desmarcará a caixa de seleção e pressionar novamente removerá a caixa de seleção completamente.
Como usar caixas de seleção com IF
O primeiro passo para se acostumar a usar caixas de seleção com as funções do Excel é tentar usar apenas a função SE .
Na tabela abaixo, queremos que a coluna “Status” nos informe se a tarefa foi concluída ou incompleta com base nas caixas de seleção marcadas ou desmarcadas.
Quando uma caixa de seleção é marcada, ela tem o valor TRUE, e quando desmarcada, é FALSE. Então, ao usar a função IF, esses são os argumentos que diremos ao Excel para considerar.
Agora, marque algumas caixas de seleção para ver os resultados na coluna C mudarem.
Se você clicar e arrastar a alça da tabela (no canto inferior direito da tabela formatada) para baixo, a nova linha conterá automaticamente a caixa de seleção e a fórmula de status que você adicionou.
Como usar caixas de seleção com AND ou OR
Agora estamos prontos para usar as caixas de seleção para verificar o progresso de tarefas que contêm mais de um estágio.
Usando caixas de seleção com AND
Neste exemplo, queremos que a coluna “Status” nos informe se todas as fases de cada tarefa foram verificadas.
É por isso que precisamos usar a função AND junto com a função IF — a função AND informa ao Excel que estamos avaliando vários critérios ao mesmo tempo.
Aqui está a sintaxe:
=SE(E( x : y = z )" a "," b ")
onde x : y é o intervalo que contém as caixas de seleção, z é VERDADEIRO ou FALSO, e a e b são os resultados que queremos ver, dependendo se todas as condições são atendidas.
Então, no nosso caso, digitaremos
=SE(E(B2:D2=VERDADEIRO),"Completo","Incompleto")
porque queremos que o Excel avalie as caixas de seleção nas células B2, C2 e D2, nos informando se todas elas estão marcadas ou não.
Usando caixas de seleção com OR
Você também pode seguir o mesmo princípio com a função OU:
=SE(OU( x : y = z )" a "," b ")
onde x : y é o intervalo que contém as caixas de seleção, z é TRUE ou FALSE, e a e b são os resultados que queremos ver. Isso diz ao Excel para avaliar as caixas de seleção para ver se alguma (em vez de todas ) está marcada.
Neste exemplo, o Excel nos informa se uma tarefa está pendente (se nenhuma das caixas de seleção estiver marcada) ou acionada (se alguma das caixas de seleção estiver marcada), pois digitamos a seguinte fórmula:
=SE(OU(B2:D2=VERDADEIRO),"Acionado","Pendente")
Como aplicar formatação condicional em caixas de seleção
Para facilitar ainda mais a visualização dos seus dados e o acompanhamento do progresso das tarefas, você pode usar a Formatação Condicional para aplicar cores às caixas de seleção ou às células onde elas estão localizadas.
Neste exemplo, queremos que as células que contêm as caixas de seleção fiquem verdes quando forem marcadas.
Para fazer isso, precisamos selecionar todas as células que contêm as caixas de seleção, clicar em “Formatação Condicional” na guia Início e escolher “Nova Regra”.
Na caixa de diálogo Nova regra de formatação, siga estas etapas:
- Clique em “Formatar somente células que contêm”.
- Defina o primeiro e o segundo menus suspensos como “Valor da célula” e “Igual a”, respectivamente.
- Digite TRUE ou FALSE , dependendo se você deseja que a formatação seja aplicada a uma caixa marcada ou desmarcada.
- Clique em “Formatar” e defina a formatação de acordo com o que você quer que aconteça quando as caixas de seleção forem marcadas ou desmarcadas. No nosso caso, estamos formatando as células para serem preenchidas com verde quando as caixas de seleção forem marcadas.
- Clique em “OK”.
Como aplicar formatação condicional em outras células com base nas caixas de seleção
A opção final é formatar a linha inteira se todas as suas caixas de seleção estiverem marcadas. No nosso caso, queremos mostrar claramente que as tarefas 3 e 5 estão concluídas.
Comece selecionando a tabela inteira (exceto a linha de cabeçalho) e abra a caixa de diálogo Nova Regra de Formatação clicando em Formatação Condicional > Nova Regra.
Em seguida, siga os seguintes passos:
- Clique em “Usar uma fórmula para determinar quais células formatar”.
- Na caixa de campo vazia, digite =AND($B2:$D2,”TRUE”) , onde $B2:$D2 são as células que contêm a caixa de seleção na primeira linha da tabela, e “TRUE” informa ao Excel para aplicar a formatação quando todas as caixas de seleção estiverem marcadas. Certifique-se de adicionar o símbolo de dólar antes das referências de coluna ($B2 e $D2) — isso informa ao Excel que queremos aplicar a regra de Formatação Condicional a todas as linhas dentro dessas colunas fixas.
- Clique em “Formatting” para determinar o que acontece quando a condição que você definiu é atendida. No nosso caso, estamos escolhendo um preenchimento amarelo.
- Clique em “OK”.
Caixas de seleção não são a única maneira de rastrear o progresso de suas tarefas. Na verdade, você pode criar um painel inteiro de dados no Excel para monitorar seu fluxo de trabalho rapidamente.
