O melhor software de gerenciamento de projetos torna simples e fácil gerenciar e organizar tarefas e fluxos de trabalho para equipes.
Com a normalização do trabalho em casa após a pandemia, o software de gerenciamento de projetos é mais importante do que nunca, oferecendo às equipes remotas uma maneira fácil de gerenciar projetos e tarefas.
Embora antes fosse necessário usar papel ou planilhas, hoje em dia, o software de gerenciamento de projetos geralmente oferece uma variedade de ferramentas para ajudar a melhorar a produtividade e facilitar o gerenciamento de tarefas.
Os recursos normalmente incluem a capacidade de configurar uma equipe e permitir a comunicação entre os membros, a atribuição de subtarefas específicas com datas para conclusão, bem como metas, calendários interativos, relatórios de progresso e análises para fornecer dados sobre fluxos de trabalho.
Além de tudo isso, diversas plataformas de gerenciamento de projetos também podem ser integradas a outros aplicativos de software, como armazenamento de documentos em nuvem , software de relatórios de vendas e software de gerenciamento de relacionamento com o cliente ( CRM ).
1. Microsoft Project
Recursos inteligentes de atribuição de recursos combinados com uma interface poderosa
RAZÕES PARA COMPRAR
+ Previsão de orçamento do projeto
+ Variantes na nuvem e no local
+ Gráficos de Gantt avançados
+ Suporta descrições detalhadas de tarefas
RAZÕES PARA EVITAR
– A versão em nuvem é cara para equipes grandes
– Não possui um aplicativo móvel decente
O Microsoft Project é uma das plataformas de gerenciamento de projetos mais avançadas disponíveis hoje. Ele apresenta tecnologias de ponta que permitem que você identifique a melhor maneira de agendar projetos e encontre soluções ótimas para distribuir cargas de trabalho entre sua equipe.
Se você já usou o Microsoft Excel ou outra ferramenta de produtividade da Microsoft, é provável que se sinta em casa ao navegar pelo Microsoft Project. Como outros programas do Office, ferramentas e atalhos podem ser encontrados em uma barra na parte superior da tela.
No entanto, “em casa” não significa “confortável”. Embora o Project possa parecer semelhante ao Excel, você precisará ter uma base em conceitos de gerenciamento de projetos para entender completamente o que está acontecendo na interface do Microsoft Project. Na parte esquerda da tela, você encontrará uma planilha relacionada a dados de tarefas e recursos. Enquanto isso, no lado direito, há uma visualização interativa da sua agenda.
Reservar um tempo para se familiarizar com este programa antes de assumir qualquer tarefa com confiança seria uma escolha sensata, mesmo para aqueles que se consideram “avançados” em habilidade e conhecimento de ferramentas e software de gerenciamento de projetos.
Embora não ganhe nenhum prêmio por simplicidade, o Microsoft Project continua sendo uma excelente ferramenta de gerenciamento de projetos para profissionais experientes. Sua capacidade de prever custos de projetos e atribuir recursos com base em detalhes intrincados significa que ele pode simplesmente ir além e fazer mais do que as soluções de projetos alternativas.
2. Asana
RAZÕES PARA COMPRAR
+ Funções de rastreamento úteis
+ Baseado em nuvem
+ Time orientado
Asana é uma solução de gerenciamento de projetos da qual você pode ter ouvido falar – mesmo que não tenha usado o serviço no passado. Embora ofereça uma tonelada de recursos úteis para aumentar a produtividade, há uma ênfase maior colocada no rastreamento.
O aplicativo permite que você crie listas de tarefas e lembretes para que você sempre cumpra os prazos, além de poder adicionar datas de vencimento, colegas, instruções para tarefas e comentar sobre itens. Você pode até mesmo compartilhar imagens de outros aplicativos (como o Google Drive) diretamente para o Asana. E o mais importante, você pode realmente rastrear tudo em que você e seus colegas trabalham em uma tentativa de garantir que o projeto esteja funcionando sem problemas e dentro do cronograma.
Se você estiver preocupado com quem está trabalhando em determinados projetos, poderá exibir uma lista de equipes e indivíduos, e também há uma funcionalidade de pesquisa para que você possa encontrar tarefas concluídas facilmente.
O Asana oferece um nível Basic gratuito, com funcionalidade e painéis limitados. Suba para os níveis Premium, Business ou Enterprise e você desbloqueia recursos adicionais, bem como opções de administração e gerenciamento.
3. Miro
A plataforma de gerenciamento de projetos completa
RAZÕES PARA COMPRAR
+ Combina vários produtos
+ Preço razoável
+ Opção para integrações de terceiros
RAZÕES PARA EVITAR
– O suporte poderia ser melhor
– Requer conexão com a Internet
O Miro é uma dessas ferramentas online que visa preencher a lacuna entre o trabalho tradicional de escritório e a rotina híbrida moderna com a qual muitos de nós estamos familiarizados. Ele é melhor descrito como uma ferramenta de colaboração online multiuso, e sua lista de recursos é bem extensa, estendendo-se além dos domínios típicos de softwares similares.
A maior parte do trabalho que você acabará fazendo no Miro girará em torno do que ele chama de quadros, que começam como espaços totalmente em branco. Configurar um do zero pode ser assustador e demorado, e é por isso que a empresa projetou modelos que você pode escolher desde o início.
Alguns de seus modelos mais comumente acessados incluem mapas mentais, quadros Kanban, fluxogramas, roteiros de produtos e cronogramas. Muitos deles servirão bem como ferramentas de gerenciamento de projetos, e qualquer pessoa familiarizada com outros softwares de gerenciamento de projetos como Airtable ou Trello já estará familiarizada com o modo como eles funcionam.
No geral, achamos que o Miro é difícil de superar. Sua longa lista de recursos deve cobrir todas as partes de um processo empresarial típico, desde pesquisa e design até apresentação, e suas habilidades de colaboração são inigualáveis. Além disso, sua transparência em torno da segurança e preços razoáveis tornam difícil para nós não recomendá-lo. A única coisa que poderíamos desejar são melhores canais de suporte.
+ Uma solução veterana de peso
RAZÕES PARA EVITAR
– Caro para PMEs
O Basecamp é uma das soluções de gerenciamento de projetos mais antigas, existindo há mais de 10 anos, construindo uma reputação que o torna uma ferramenta altamente confiável para empresas que trabalham em grandes projetos.
A versão mais recente do aplicativo oferece uma variedade de recursos úteis, incluindo a capacidade de enviar mensagens diretas para discussões rápidas, configurar uma agenda para que você receba notificações somente dentro do horário de trabalho e mostrar sua apreciação pelos colegas clicando em um botão de aplauso. O Basecamp evita um fluxo de trabalho fragmentado e, como a empresa diz, ele mantém “discussões, tarefas, arquivos, agendas e bate-papo em um só lugar”.
Há algumas funções bacanas para lidar com clientes também. Por exemplo, você pode facilmente salvar e rastrear o feedback e as aprovações dos clientes, e também pode obter relatórios sobre como os projetos estão indo. E quando quiser colaborar com outras pessoas, você pode criar chats em grupo.
Uma versão gratuita permite que você trabalhe em até três projetos com até 20 pessoas, para que você possa experimentar o software. Depois disso, há apenas um único plano pago, que inclui todos os recursos e um número ilimitado de usuários, o que o torna um ótimo negócio para equipes, mas não tanto para usuários individuais.
7. Planejador Líquido
Elimine qualquer perigo de prazos perdidos
RAZÕES PARA COMPRAR
+ Agendas inteligentes para priorizar o trabalho
+ Conjunto de recursos de nível empresarial
+ Teste gratuito de 14 dias
RAZÕES PARA EVITAR
– Caro
O Liquid Planner tem um conjunto robusto de recursos para gerenciamento de projetos de nível empresarial, contando com clientes corporativos que são empresas líderes da Fortune 500, incluindo Bayer, Cisco e Daimler.
Os recursos incluem o Cronograma Inteligente, que pode ajudar a priorizar o trabalho, atribuir recursos humanos e, em seguida, estimar as horas necessárias para a conclusão, o que permite que o projeto seja rastreado de acordo com as horas dedicadas a ele pela força de trabalho designada.
Por outro lado, o recurso Resource Management pode mostrar as horas investidas por cada trabalhador e rastrear quem está disponível para designar ao próximo projeto. Todos esses dados alimentam painéis fáceis de ler que podem ser integrados a métricas e tendências financeiras.
Observe que há um teste gratuito de 14 dias para testar o Liquid Planner antes de se comprometer.
8. Pódio
Um aplicativo que prioriza a comunicação para gerar ideias de projetos
RAZÕES PARA COMPRAR
+ A opção de compras no aplicativo
+ Função IM útil
RAZÕES PARA EVITAR
– Planos premium são caros
O Podio foi projetado para profissionais que estão sempre trabalhando em vários projetos e gerando novas ideias. Mais de 400.000 empresas e equipes do mundo todo o usam, incluindo empresas como Sony , Volvo e NFL.
Com o aplicativo Podio, você tem a capacidade de criar tarefas e personalizá-las com base no seu fluxo de trabalho, levando em conta prazos e responsabilidades. Há também uma função de mensagens instantâneas integrada que você pode usar para compartilhar ideias e ver como os outros estão se saindo com as tarefas delegadas. Além disso, há uma ferramenta útil para obter feedback rápido sem ter que enviar vários e-mails.
Há integrações com serviços de terceiros, como Dropbox e Google Drive, o que significa que você pode compartilhar conteúdo de forma rápida e fácil. O Podio está disponível em vários idiomas adicionais, incluindo francês, alemão, dinamarquês, chinês, espanhol e russo.
PERGUNTAS FREQUENTES
O que é gerenciamento ágil de projetos?
Esta seção é de autoria de Cliff Berg, evangelista ágil
Algumas pessoas alegam que o Agile não tem um lugar para o papel do gerente de projeto. Essa é uma alegação dura, no entanto, e é um pouco como alguém que acabou de fazer 18 anos dizendo aos seus pais: “Não preciso mais de um pai”.O papel de um gerente de projeto estava firmemente estabelecido antes do movimento Agile, em grande parte porque o trabalho em software geralmente era organizado como um projeto: ou seja, um pedaço de trabalho que era orçado, programado e cujos requisitos eram definidos antecipadamente.Hoje em dia, o software é melhor visto como algo vivo: uma vez criado, você precisa continuar evoluindo. Assim, a visão de que você o cria e então o mantém, e que se você precisar alterá-lo, você propõe um projeto – essa abordagem é muito lenta e trabalhosa. Em vez disso, é preciso construir a evolução do produto em seu processo de criação e manutenção.É como a maioria dos seres vivos, a maioria das criaturas não nasce e depois permanece a mesma, e então em algum momento passa por uma metamorfose e muda para um novo estado. Alguns fazem isso, mas a maioria nasce e então continua a evoluir e mudar continuamente ao longo de suas vidas. O software é assim hoje – ou precisa ser, para acompanhar as demandas do mercado de hoje, muito menos ficar à frente do mercado.
O constructo “projeto” é baseado em um modelo de finanças corporativas em que uma organização está em um estado estável, e então se propõe um “projeto” e uma análise de ROI que o acompanha – geralmente por meio de um ciclo de planejamento anual – que mudará a organização para um novo estado. Essa abordagem pesada e lenta é um modelo obsoleto. Hoje, a mudança precisa ser contínua. O constructo “projeto” deve ser reservado para coisas que precisam de um impulso incomum – uma mudança de etapa “única” – mas a maioria das coisas precisa de mudança contínua, então a maioria das coisas não deve ser financiada como projetos.
Uma maneira melhor de encarar sistemas empresariais automatizados é como produtos: coisas que compõem uma capacidade, que têm um ciclo de vida e que estão sendo continuamente aprimoradas.Se a maioria das iniciativas empresariais não forem financiadas e gerenciadas como projetos, haverá menos necessidade de gerentes de projeto; mas os gerentes de projeto têm habilidades que ainda são necessárias.
Infelizmente, os métodos top-heavy dos anos 1990 criaram uma comunidade de gerentes de projeto que foram treinados nesses métodos top-heavy. São esses métodos que estão amplamente obsoletos para software. Eles ainda funcionam para outras coisas, como construção de edifícios, mas o software é muito dinâmico. O software não é como um edifício: você não pode vê-lo, não pode avaliar rapidamente o quão “pronto” ele está, ele se conecta de inúmeras maneiras, em vez de apenas em três dimensões. É diferente a cada vez, você nunca constrói o mesmo software duas vezes, embora possa haver alguns requisitos que se repetem.
Isso significa que o processo de construção de software não é repetível e, portanto, não pode ser gerenciado como tal. É um processo altamente criativo e há muita tentativa e erro nele. Não se pode projetar software totalmente de antemão; é preciso criar um design provisório de alto nível, construí-lo e alterar o design à medida que se descobre que alguns elementos não funcionam direito até que tudo se encaixe e funcione no final. Este é um artesanato de produtos exclusivos que não serão os mesmos novamente.
Tais esforços precisam de liderança, organização, tomada de decisão e inspiração. A função da gestão inclui todas essas coisas, por definição, e, portanto, há muito papel para os gestores; mas o que não funciona é um gestor autocrático que diz a todos o que fazer, ou alguém que fica sentado na mesa verificando documentos. Em vez disso, é necessária liderança, dos gestores e de outros, e os tipos de liderança que funcionam são aqueles que encorajam a reflexão, a discussão socrática racional e a tomada de decisão transparente. As pessoas precisam de um alto grau de autonomia – não autonomia completa, mas muita. Elas também precisam de muita coordenação, e aqueles que lideram precisam ser bons ouvintes e sempre atentos a questões que estão sendo negligenciadas.
Qual software de gerenciamento de projetos é melhor para você?
Ao decidir qual software de gerenciamento de projetos baixar e usar, primeiro considere quais são suas necessidades reais, pois às vezes as plataformas gratuitas podem fornecer apenas opções básicas, então se você precisa usar ferramentas avançadas, você pode descobrir que uma plataforma paga vale muito mais a pena. Além disso, as opções de software gratuitas e de baixo custo podem às vezes se mostrar limitadas quando se trata da variedade de ferramentas disponíveis, enquanto softwares de ponta podem realmente atender a todas as necessidades, então certifique-se de ter uma boa ideia de quais recursos você acha que pode precisar.
COMO TESTAMOS
As ferramentas de gerenciamento de projetos se desenvolveram significativamente nos últimos anos, adicionando uma série de recursos, de gráficos de Gannt a soluções de compartilhamento de arquivos . Para esta revisão independente, analisamos algumas das soluções de gerenciamento de projetos mais conhecidas do mercado, avaliando-as quanto à usabilidade, recursos e integração com outros softwares. Como elas resistem aos novos rigores impostos pela pandemia da COVID-19 também foi considerado. Em termos do que você deve procurar em uma ferramenta de gerenciamento de projetos, escalabilidade, confiabilidade e segurança também são importantes. Esses são fatores que avaliamos cuidadosamente antes de escolher nossas melhores soluções de software de gerenciamento de projetos.
